Selostus tietosuojakäytänteistä

1. Rekisterinpitäjä

TVEV OY Y-tunnus: 1961494-2
Satamakatu 34, 70100 Kuopio
info@vuokraatila.fi

Yhteyshenkilö tietosuojaan liittyvissä asioissa

Tuija Vartiainen
040 528 8660

 

2. Rekisterin nimi

TVEV Oy:n asiakkaita koskeva rekisteri

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:

• rekisterinpitäjän ja asiakkaan (ml. potentiaaliset asiakkaat) välisen asiakassuhteen hoitaminen,
• asiakassuhteen ylläpito, kehittäminen, analysointi, tilastointi,
• asiakasviestinnän toteuttaminen (ml. mahdolliset tapahtumat),
• asiakaskokemusmittausten tekeminen,
• asiakkaan käyttäjien tunnistaminen, käyttäjähallinta ja virhetilanteiden selvitys,
• huoltopyyntöjen vastaanottaminen, käsittely ja tarvittavista toimenpiteistä huolehtiminen työn suorittamiseksi,
• sähköisen markkinoinnin toteuttaminen,
• rekisterinpitäjän palveluiden kehittäminen

 

Henkilötietoja ei käsitellä automaattista päätöksentekoa varten.

Rekisteröidyn tietoja käsitellään TVEV Oy:n ja sen yritys- tai henkilöasiakkaan välisen vuokra- ja/tai palvelusopimuksen täytäntöönpanemiseksi sekä TVEV Oy:n oikeutetun edun perusteella.

 

4. Kerättävät henkilötiedot

• etu- ja sukunimi,

• henkilötunnus,

• osoitetiedot,

• asema organisaatiossa ja/tai titteli,

• puhelinnumero ja sähköpostiosoite,

• sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot (esimerkiksi selailu- ja hakutiedot, IP-osoitteet sekä evästeet),

• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin),

• suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot,

• mahdolliset rekisteröidyn itsensä antamat muut tiedot.

 

Henkilötietoja saadaan sekä suoraan rekisteröidyltä itseltään että rekisteröidyn työnantajalta tai yhteistyökumppanilta sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimuksen aikana. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä, kuten väestörekisteristä, muilta viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

 

5. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta rekisterin ulkopuolisille tahoille. Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisia alihankkijoita tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen, jolloin palveluntarjoajat toimivat rekisterinpitäjän lukuun.

Alihankkijoihin eli henkilötietojen käsittelijöihin kuuluvat esimerkiksi markkinointi- ja viestintätoimistot, tapahtumanjärjestäjät, tietojärjestelmätoimittajat sekä kiinteistöjä toimitilapalveluita tarjoavat yhteistyökumppanit. Rekisterinpitäjä voi lisäksi luovuttaa rekisteröityjen yhteystietoja liiketoimintansa harjoittamisessa käyttämilleen alihankkijoilleen palveluiden markkinoimiseksi. Voimme lisäksi luovuttaa henkilötietoja muun muassa viranomaisille heidän niin vaatiessaan ja vaatimuksen perustuessa voimassa olevaan lainsäädäntöön.

 

6. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle silloin, kun se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeellista. Mikäli henkilötietoja luovutetaan EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, otamme huomioon tietosuojalainsäädännön vaatimukset ja tietojen siirron vaikutukset rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta ja toteutamme tarvittavat suojatoimenpiteet siirron toteuttamiseksi.

 

7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Henkilötiedot on suojattu rekisterinpitäjän toimesta asiattomalta pääsyltä tietoihin sekä vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta käsittelyltä riittävin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviään varten.

 

8. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen asiakassuhteen hoitamista (ml. kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaiset säilytysajat mm. kirjanpitoa varten), uutiskirjeen tilauksen tai muun palvelun tuottamista varten. Tiedot poistetaan viimeistään kolmen (3) vuoden kuluessa siitä, kun ko. asiakas on lopettanut palveluiden käytön tai viimeistään kolmen (3) vuoden kuluttua siitä, kun rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on ollut yhteydessä asiakkaaseen.

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin ja pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten henkilötietojen oikaisemista. Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, jolloin poistamme antamasi suostumuksen. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada itseään koskevat tiedot poistetuksi, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, mikäli käsitellyt tiedot ovat rekisteröidyn käsityksen mukaan virheellisiä, niitä käsitellään lainvastaisesti tai rekisteröity on vastustanut käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Rekisteröity voi käyttää edellä mainittuja oikeuksiaan ilmoittamalla siitä TVEV Oy:lle kirjallisesti osoitteeseen info@vuokraatila.fi. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, mikäli se epäilee, että TVEV Oy ei noudata tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja velvoitteita.